L’entretien de préqualification est devenu un outil incontournable pour les professionnels des ressources humaines qui souhaitent trier rapidement les candidatures, avant de passer à des échanges plus approfondis.
En tant qu’école de commerce et de management située à Lyon, MBway forme chaque année les futurs managers RH avec son MBA Management des Ressources Humaines en alternance. Nous savons à quel point l’efficacité du processus de recrutement est crucial pour les entreprises et l’entretien de préqualification joue un rôle important. Pourtant, mal maîtrisé, ce format peut se révéler chronophage et peu pertinent.
Dans cet article, MBway Lyon vous propose des astuces pour optimiser vos entretiens de préqualification et gagner un temps précieux.
Pourquoi un entretien de préqualification ?
Face à un grand nombre de candidatures, le recruteur peut vite se retrouver submergé. Les deux objectifs principaux de l’entretien de préqualification sont donc de :
▪ Valider quelques critères incontournables (disponibilité, compétences techniques indispensables et prétentions salariales).
▪ Savoir si le candidat a compris le poste à pourvoir et s’il est intéressé par les missions.
L’entretien de préqualification permet de vérifier en quelques minutes la pertinence d’une candidature afin de savoir si le postulant en question mérite d’aller plus loin dans le processus de recrutement.
En évitant de convoquer en entretien final des candidats déjà « hors scope », vous gagnez non seulement du temps, mais vous optimisez aussi l’expérience de recrutement côté candidat.
Comment préparer ses entretiens de préqualification
Pour repérer rapidement les profils qui correspondent réellement aux besoins de l’entreprise, il est crucial de bien préparer vos entretiens de préqualification. Voici quelques points à prendre en compte pour optimiser cette étape.
Avant de contacter le candidat, examinez attentivement la fiche de poste : quelles compétences et quelles expériences recherche-t-on ? Ensuite, étudiez son CV en détail pour relever les éventuelles questions que vous souhaitez clarifier lors de l’échange. Ainsi, vous gagnerez en efficacité en allant à l’essentiel.
Pour ne pas perdre de temps à improviser, il est essentiel de préparer en amont une liste claire de points à aborder. Cette liste, ou checklist, vous servira de guide pendant chaque appel ou visio, puis vous pourrez l’adapter en fonction du profil de chaque candidat. Voici quelques exemples de questions à poser :
▪ Êtes-vous encore en poste actuellement ? Si oui, combien de temps dure votre préavis ?
▪ Êtes-vous prêts à faire des déplacements professionnels ?
▪ Quelle fourchette de salaire ciblez-vous ?
▪ Pourquoi avez-vous postulé ? Qu’est-ce qui vous motive dans ce poste ?
▪ Où en êtes-vous dans votre recherche d’emploi ? Avez-vous des processus de recrutement en cours dans d’autres entreprises ?
Grâce à cette checklist, vous irez directement à l’essentiel, sans vous disperser dans des sujets secondaires lors de cette première prise de contact.
Enfin, gardez bien en tête qu’un appel improvisé risque de nuire à la qualité de la discussion. Par exemple, si le candidat se trouve dans les transports, en pleine réunion ou au travail, il ne sera pas dans les meilleures conditions pour répondre à vos questions. Il est souvent préférable de convenir d’un horaire précis, même pour un entretien de préqualification. Dans l’idéal, celui-ci dure entre dix et quinze minutes, l’objectif étant simplement de confirmer l’adéquation entre le candidat, l’entreprise et le poste.
Nos conseils pour un entretien de préqualification réussi
Si l’entretien de préqualification s’éternise, vous risquez de vous enfermer dans un véritable entretien d’embauche, qui n’est pas l’objectif. Tenez-vous à un créneau court (dix à quinze minutes). Voici comment procéder :
Commencez par présenter brièvement l’entreprise et le poste, continuez en posant vos questions ciblées pour valider les compétences principales et finissez sur les prérequis logistiques (disponibilité, prétentions salariales, etc.).
Le but est de s’assurer rapidement que le candidat coche bien les cases minimales, sans pour autant fermer la porte à un éventuel approfondissement lors d’un second entretien.
Même si vous cherchez avant tout à valider des critères, cet échange doit rester un dialogue et non un interrogatoire. Répondez avec transparence aux questions éventuelles du candidat sur le poste ou la culture d’entreprise. Évitez de vous braquer trop vite si une compétence manque ou si le salaire souhaité paraît élevé. Prenez des notes pour conserver les informations clés recueillies. De cette façon, vous pourrez décider en toute connaissance de cause si un second entretien plus approfondi est justifié.
À la fin de l’entretien de préqualification, prenez une minute pour récapituler les points validés (compétences, motivation, disponibilités), indiquer la suite du processus (prochain entretien, test complémentaire, délai de réponse) et remercier le candidat pour son temps et lui confirmer le délai dans lequel il aura un retour.
Si vous décidez d’aller plus loin, programmez dès maintenant le prochain échange, ou du moins proposez un créneau. Si, au contraire, la candidature ne correspond pas du tout, il est plus honnête d’être clair, sans brusquer le candidat mais en soulignant que le profil ne cadre pas avec vos attentes actuelles.
En appliquant ces conseils, vous gagnerez en efficacité lors de vos préqualifications et offrirez une expérience plus fluide aux candidats, qui se sentiront respectés et bien informés. Cette approche contribue aussi à renforcer votre marque employeur, car un processus rapide et professionnel laisse toujours une impression positive.
Chez MBway Lyon, nous sommes persuadés que la gestion des Ressources Humaines se doit d’être structurée, tout en mettant l’humain au centre. C’est ce que nous enseignons notamment dans notre MBA Management des Ressources Humaines en alternance, qui forme de futurs experts capables de relever les défis du recrutement moderne. Vous souhaitez en savoir plus sur nos programmes de formation ou nos méthodes d’accompagnement ? Contactez nos conseillers MBway dès aujourd’hui.