Le rythme croissant du travail peut parfois ressembler à une course sans fin, où la hiérarchisation des priorités devient un véritable casse-tête. Vous connaissez probablement ce sentiment : jongler avec des tâches qui semblent toutes urgentes sur le papier, mais qui, en réalité, donnent souvent la sensation aux employés de se trouver débordés. Si vous aussi, vous vous retrouvez à concilier les demandes, à naviguer dans une hiérarchie fluctuante et à lutter contre le temps qui passe sans faire de réels progrès, alors vous comprenez de quoi il est question. Mais au-delà de ce jonglage incessant, quelle est la véritable raison de cette tendance à sur prioriser ? Et surtout, comment retrouver le sens du contrôle pour éviter le surmenage à long terme, tant pour soi que pour ses collaborateurs ? Dans cet article, notre école de commerce et de management, vous apporte des conseils pratiques pour rétablir un équilibre entre productivité et bien-être dans votre activité professionnelle quotidienne. En mettant en pratique des méthodes de dépriorisation, vous pouvez véritablement transformer votre journée de travail en maximisant votre temps ainsi que votre performance.
PRIORISER POUR EXCELLER
Dans le contexte professionnel, il est essentiel de faire concorder nos tâches avec le cap fixé : une stratégie détermine les actions à entreprendre dans cette perspective. Les priorités suivent naturellement cette ligne directrice. Pour choisir quoi faire en premier, il ne suffit pas de suivre une liste. Il faut plutôt repérer ce qui compte vraiment pour atteindre vos buts. Cela nécessite alors une réflexion et une analyse approfondies de vos responsabilités et de vos objectifs. Pour bien prioriser, il faut établir un plan, évaluer les tâches à faire et gérer son temps et son énergie pour être efficace. Il est important de rester flexible dans la gestion des priorités, parfois il faut mettre de côté des tâches moins importantes pour traiter des urgences. Si les outils technologiques sont utiles, force est de constater que nous, humains, avons nos limites. Bien que vous puissiez souvent accomplir beaucoup de choses, il est important de reconnaître que vous ne pouvez pas tout faire. Notre Business School vous fournit quelques recommandations pour vous aider à agir efficacement malgré les distractions des fausses urgences :
LES OUTILS INDISPENSABLES DE LA PRIORISATION
Une priorisation réfléchie implique généralement de définir un agenda, de procéder à une analyse des tâches à accomplir et de structurer son temps et son énergie afin de maximiser la valorisation dans un laps de temps limité. La gestion des priorités doit en outre être adaptable, car il peut parfois se révéler nécessaire de suspendre des tâches moins importantes pour faire face à des situations urgentes. Pour vous aider dans cette démarche, avoir les bons outils est essentiel !
• La méthode GTD (Getting Things Done) : cette méthode propose une approche systématique de la gestion des tâches, en les organisant selon différents niveaux de priorité et en se concentrant sur la capture de toutes les tâches et idées dans un système fiable, la clarification des engagements, la détermination des actions nécessaires, la classification des tâches dans des listes contextuelles ou de projets, la révision régulière des listes ainsi que la décision des actions à entreprendre en fonction du contexte et des priorités. En appliquant la méthode GTD, il est possible de gérer efficacement sa charge de travail, de réduire le stress lié à la surcharge informationnelle et de renforcer sa productivité et son rendement.
• La matrice Eisenhower : cette matrice couramment utilisée pour distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, facilitant ainsi la prise de décision en matière de répartition des ressources et de gestion du temps. Son application offre une perspective à long terme grâce à la technique du décentrage, qui permet de se projeter dans la durée et de se concentrer sur les tâches les plus importantes. Cette matrice classe les tâches en quatre catégories distinctes : celles qui sont à la fois urgentes et importantes, celles qui sont importantes mais non urgentes, celles qui sont urgentes, mais non importantes, et enfin celles qui ne sont ni urgentes ni importantes. En classant les tâches de cette manière, il est possible de déterminer efficacement les priorités et par conséquent de consacrer son temps et ses efforts de manière optimale afin de maximiser la productivité et les performances de son entreprise.
PRIORISEZ EN FONCTION DU CARACTÈRE URGENT DES TÂCHES À ACCOMPLIR
Pour optimiser votre gestion du temps, il est essentiel de classer et de hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence :
• Tâches urgentes et importantes : accordez-leur la priorité absolue et traitez-les en premier lieu. Ces tâches sont souvent liées à des échéances imminentes ou à des situations critiques nécessitant une action immédiate pour éviter des conséquences négatives significatives.
• Tâches importantes mais non urgentes : allouez spécifiquement du temps dans votre emploi du temps pour les réaliser sans interruption. Ces tâches revêtent une importance stratégique pour vos objectifs à long terme mais ne nécessitent pas une action immédiate. En consacrant une plage horaire dédiée, vous pouvez vous concentrer pleinement sur leur exécution et maximiser ainsi leur efficacité.
• Tâches urgentes mais non importantes : La délégation est la clé. Bien que ces activités requièrent une action rapide, elles ne contribuent pas directement à vos objectifs principaux. En déléguant efficacement, vous libérez votre temps et permettez aux autres de contribuer à la résolution de ces tâches urgentes mais moins cruciales.
• Tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes : simplifiez votre liste de tâches en éliminant celles qui ne contribuent pas immédiatement à vos progrès ou à la réalisation de vos objectifs. Ces activités peuvent souvent être considérées comme des distractions ou des tâches superflues qui consomment votre temps et votre énergie sans offrir de bénéfices significatifs à court ou à long terme.
La méthode MIT (Most Important Tasks) est une autre approche permettant de garantir que les tâches essentielles restent prioritaires, même en cas de sollicitations urgentes de la part de vos collègues. Cette méthode consiste à dresser une liste distincte des trois tâches les plus essentielles à accomplir au cours de la journée. Ces tâches doivent être sélectionnées en fonction de leur importance, plutôt que de leur urgence immédiate. Pour les choisir intelligemment, il convient de se poser des questions en fonction des objectifs à atteindre : quelles actions auront le plus de répercussions sur la réalisation finale ? Quelles tâches puis-je accomplir immédiatement pour continuer à progresser vers mon objectif à long terme ? En vous concentrant sur ces tâches prioritaires, vous pouvez vous assurer que vous consacrez votre temps et votre énergie là où cela compte le plus, contribuant ainsi à une utilisation efficace de vos ressources.
ÉVITEZ LA CONCURRENCE ENTRE VOS PRIORITÉS
Évitez de jongler avec trop de priorités à la fois. Lorsque les choses ne sont pas trop compliquées, il peut sembler facile de faire plusieurs choses à la fois. Cependant, lorsque les choses deviennent plus complexes, il est important de se concentrer sur une seule tâche à la fois. Cette méthode multitâche peut entraîner une baisse des performances, ce qui signifie que les tâches les plus importantes risquent de ne pas être exécutées aussi efficacement que prévu.
Pour rester concentré sur une tâche importante à la fois, identifiez les distractions potentielles telles que les autres tâches concurrentes ou les interruptions inattendues, et évitez-les consciemment tout au long de la journée !
Dans le contexte professionnel où les exigences sont nombreuses et les délais serrés, il est impératif de savoir distinguer l'urgent de l'important. Que vous soyez un étudiant en alternance inscrit dans un de nos MBA spécialisés et aspirant à une réussite professionnelle, ou déjà totalement intégrés dans le monde professionnel, la capacité à discerner et à classer les tâches essentielles peut véritablement façonner votre parcours professionnel. Savoir établir des priorités lorsque chaque demande semble capitale constitue donc une compétence essentielle que nous mettons en avant au sein de notre école de commerce et de management. À travers nos programmes de formations, nous nous engageons à former des professionnels compétents, organisés et capables de relever les défis du monde professionnel avec confiance et détermination.